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Centraliser la gestion documentaire sur une interface unique, afin de mutualiser la collecte, le contrôle, le suivi et le partage des documents légaux.
GedTrans s’adresse à trois typologies de clients : les chargeurs industriels qui suivent les documents de leurs prestataires de transport ; les transporteurs qui partagent leurs papiers sur la plateforme ; et les transporteurs-commissionnaires qui sont à la fois collecteurs et remettants.
GedTrans suit plus de 20 000 prestataires en France et en Europe. Dédiée au TRM, la solution est unique par l’ampleur de son réseau, mais aussi des intégrations informatiques construites avec d’autres briques logicielles du secteur, en particulier la bourse de fret B2PWeb. Résultat : lorsqu’on déploie un nouveau client, en moyenne, plus de 80 % de son fichier est déjà répertorié dans notre base.
Le TRM est déjà l’un des secteurs les plus réglementés, sans parler des difficultés quotidiennes inhérentes au secteur.
GedTrans soulage les acteurs de la Supply-Chain
face aux contraintes administratives lourdes et difficiles à mettre en place.
Audrey Cayetano (Directrice Produit de la société B2PWeb) explique le processus d’enregistrement, et la « barre des 5000 € », pas toujours évidente à appréhender :
« Lorsqu’un donneur d’ordres souscrit à GedTrans, il nous fournit la liste des prestataires qu’il souhaite référencer sur la plateforme. Nous lui conseillons alors d’extraire les sous-traitants avec lesquels la relation contractuelle a dépassé 5000 € sur une année. Nous avons constaté qu’en cas de contrôle, ce principe est efficace. Point important : notre solution est connue et reconnue par les organismes de contrôle comme la DREAL, d’autant que nous échangeons régulièrement avec ces derniers sur les meilleures manières de procéder dans la collecte de documents, la réglementation, etc. Au quotidien, une entreprise qui utilise GedTrans fait valoir une démarche responsable de respect des obligations légales, qui se traduit souvent par des contrôles simplifiés. C’est un gage de bonne foi. »
Le vrai plus de la solution GedTrans est d’abord humain, puisque le fournisseur dispose d’un service client de 20 personnes basé en France.
« Nos collaborateurs accompagnent les prestataires dans leur processus d’inscription et de mise à jour des documents. Nous formons tous les utilisateurs demandeurs, nous les contactons régulièrement et les relançons en cas de besoin. Et ce, dans 7 langues différentes. Nous déployons beaucoup de moyens pour aider les entreprises de transport à améliorer leur qualité de service. »
« Un dossier documentaire conforme est un vrai plus qui leur permet de pérenniser leurs relations commerciales avec leurs clients, mais aussi de se différencier et acquérir de nouveaux marchés. »
« Depuis un an, nous exploitons également des fonctions d’intelligence artificielle. l’IA sert à analyser automatiquement les documents, leur validité, et considérer tous les points de contrôle en relation avec des sources d’information externes. Par exemple, pour le Kbis, le Siren, on interroge les bases de données gouvernementales. Pour la licence de transport, on regarde auprès de la DREAL, etc. La machine présente aux collaborateurs les points de contrôle déjà effectués. Ceux-ci n’ont plus qu’à valider les choses, ou à rechercher un élément qui manquerait. En substance, l’humain prend la décision finale de publication des documents, mais nous diminuons grandement son temps de travail. »
De fil en aiguille, GedTrans a développé des fonctions de gestion documentaire sur mesure, complémentaire à l’obligation de vigilance.
« Nous proposons de collecter des documents spécifiques aux donneurs d’ordres. Il peut s’agir d’une charte de bonne conduite que le chargeur va demander de compléter à ses transporteurs. Ou encore des certifications de type ISO, Qualimat, ADR (marchandises dangereuses) ; ainsi que les documents relatifs aux formations obligatoires dans le transport, aux conseillers à la sécurité, etc. En fonction de son activité, le chargeur est susceptible de demander à son prestataire de détenir une autorisation OEA (opérateur économique agréé) par exemple ; laquelle est nécessaire dans les opérations de transport international pour simplifier et sécuriser les échanges avec les services douaniers. Un donneur d’ordres doit s’assurer que tous ses prestataires satisfont à cette autorisation. Si la plupart des documents sont accessibles à l’ensemble de la communauté GedTrans, certains sont privés, réservés aux donneurs d’ordres qui les ont demandés. »
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